11 советов для управления электронной почтой более эффективно

Эксперт по производительности Джилл Даффи показывает вам, как принять несколько простых уловок, которые могут помочь вам организовать вашу электронную почту. Принимая немного времени, чтобы узнать новые привычки может сэкономить вам много времени, вниз по дороге

11 Tips for Managing Email More Efficiently

Электронная почта может сделать нас чувствовать, что мы изо всех сил пытаемся держать голову над водой. Ваш почтовый страниц долго? Ты начинаешь каждый день с чтения электронной почты, думая, что вы будете отвечать на самые важные сообщения, только и понимаете, что через час упала и ты ничего не сделал до сих пор? Вы работаете вне пространства для вашей электронной почты каждые несколько дней? Его чувствовать себя, как производительность множитель, или убийца производительности?

11 Tips for Managing Email More Efficiently

Это займет всего несколько простых приемов, которые помогут вам более эффективно общаться с электронной почты, так что вы не чувствуете, тяготила его. Некоторые из этих советов полагаться на функции в большинстве программ электронной почты, а другие способы изменить свои привычки так, что мало повседневных взаимодействий у вас с электронной почты помочь вам держать на ходу с управлением.

Подумайте об этом, как чистка зубов. Есть разница между тем, ежедневная гигиена зубов и визит к дантисту, но вы должны сделать оба. Вы должны два раза чистить в день и чистку нитью один раз в день, и эти привычки крайне важно иметь здоровые зубы. Каждые шесть месяцев, вы также должны посещать стоматолога для более тщательной очистки, рентгеновских лучей и других профилактических мероприятий. Ежедневная гигиена предотвращает более серьезные проблемы, от создания. Визиты к стоматологу помогут вам поймать и правильно растущие проблемы, прежде чем они выйти из под контроля.

Конечно, даже с зубами, все может пойти не так. Несчастный случай может выбить их или ваши гены могут в конечном итоге сказываются на них, просто как новый проект или изменения в должности может внезапно привести к взрыву электронной почты. В любом случае, это не значит, что вы должны прекратить чистить зубы или регулярно или посещать стоматолога очистки вашей электронной почты каждый день. Если у вас есть неожиданные проблемы, вы все еще должны следовать хорошие привычки держать все в узде.

Когда вы изменить то, как вы взаимодействуете с электронной почтой в краткосрочной перспективе—когда и как вы ее проверяете, как часто вы удаляете сообщения, и так далее—это делает вашу жизнь проще в долгосрочной перспективе.

Вот несколько основных советов для создания электронной почты, меньше нагрузки. Позвольте мне предупредить вас, что эти советы основаны на здравом смысле, и не обеспечивают волшебная пуля, которая означает, что они не взорвать свой ум или стать сенсацией. Но ни зубной нитью.

1. Удалить Первый

Первое, что нужно сделать, когда вы открываете ваш почтовый ящик сканирование, чтобы увидеть, что вы можете удалить. Взгляни на тему и отправителя. Это барахло? Это рекламные письма, которые ты никогда не читал? Это уведомление от коллеги говорили в теме, что они будут сегодня, и тут почти нет шансов, что любую дополнительную информацию в теле письма будет иметь отношение к вам? Если так, выбросьте ее.

Все сообщения, которые определены как заштатный должны быть выбраны и перемещены в корзину навалом. Если вы не в спешке на определенном утра вы можете даже попробовать определить один или два обычных постовых клиентах, чтобы отказаться от.

11 Tips for Managing Email More Efficiently

Почему это важно сделать этот шаг первым? Когда вы немедленно удалять неподходящие сообщения, вы сделать его проще, чтобы увидеть остальные сообщения. Когда можно посмотреть остальные сообщения, можно сортировать важные быстрее. Если вы можете определить даже пять или десять процентов ваших ежедневных входящей электронной почты как “очень вероятно, не требуя действий”, так что вы можете быстро удалить его, вы будете в гораздо лучшей форме, чтобы начать свой день продуктивно.

2. Использовать Более Чем Один Адрес Электронной Почты

Я не могу стоять маркетинговые сообщения или подтверждения доставки, гораздо меньше напоминаний из банка, чтобы оплатить мой счет кредитной карты, когда он уже установлен на авто-плати. (Ррр.) Все эти сообщения будут захламлять мой почтовый ящик и сделать это тяжелее, чтобы определить важные письма, за исключением того, что у меня есть стратегия борьбы с ними.

Я использовать отдельный адрес электронной почты для сообщений низкой важности.

Есть несколько способов сделать это. Вы можете создать новую учетную запись электронной почты только для этой цели, которая, как я сделать это, или вы можете создать псевдоним адреса, используя свой текущий счет. Большинство поставщиков услуг электронной почты позволяют сделать это. Затем создайте правило или фильтр в вашей учетной записи электронной почты, так что все сообщения, отправленные в почтовый псевдоним пропустить и перейти в другую папку. Назовем это почтовый 2 или низкое значение или что вы хотите.

Один перк использовать отдельный адрес электронной почты для этой цели вы держите это не совсем спам, иногда называют “серой” почтой, отдельно от вашей важной электронной почты. Кроме того, если компания продает свой адрес электронной почты, в другой список рассылки, все новые и нежелательные маркетинговые сообщения не будет в конечном итоге в ваш основной почтовый либо. Третье преимущество-это вам не отвлекаться на эти сообщения, учитывая, что вы должны войти в другую программу электронной почты или перейти на другой почтовый ящик, чтобы открыть их.

3. Написать Короткое

При написании письма, сказать, что вы имеете в виду, было ясно, и быть лаконичным. Почему? Написание коротких помогает людям, которые читают ваше сообщение ближе к делу и процесс более эффективно их по электронной почте. Они могут подобрать на ваш тон и ответить натурой, которая позволит сделать жизнь проще для вас.

Некоторые ситуации требуют полные предложения и формальный язык, но фрагменты могут быть чрезвычайно эффективны по электронной почте. Используйте их, когда это имеет смысл. Грамматика полиция не придет за тобой. Конечно, иногда вы должны быть очень подробные и воспользоваться бумаге-след аспект электронной почте—есть запись всего. Вообще говоря, однако, по умолчанию, кратким, ясным и доходчивым языком.

Не все искусны в лаконичности и он может оторваться, как грубо. Чтобы избежать звучание недружелюбно, вы можете добавить смайликов или восклицательных знаков. Или просто пусть люди знают, что вы пытаетесь быть лаконичным в письме и они не должны принимать это на свой счет.

4. Использовать группы или списки рассылки

11 Tips for Managing Email More Efficiently

Если вы отправляете сообщения одной и той же группе людей неоднократно, создать группу или псевдоним электронной почты. В Outlook это называется список рассылки. В Gmail, заходим в “контакты” (contacts.google.com), выберите людей, которых вы хотите добавить в группу, и нажмите на значок ярлыка. Дайте вашей группе имя. Как только он спасает, можно ввести это имя, чтобы автоматически написать сообщение для всех в группе.

С помощью групп не только экономит время, избавляя от необходимости вводить имя каждого человека, когда вам на почту группы, а также устанавливает вас вверх для легкого удаления тактика, как я объясню чуть позже.

5. Создайте шаблоны или шаблоны ответов

Если есть сообщение, которое вы посылаете снова и снова, не писать с нуля каждый раз. Использовать то, что вы уже написали, сделав шаблон или консервированных ответ, как Gmail называет его.

Несколько примеров сообщений, которые люди посылают часто вдоль линий:

  • Спасибо за обращение, но мне это не интересно,
  • Подтверждением получения. Спасибо и, пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно что-нибудь еще из моего конца, и
  • Это звучит как задание для нашего юридического отдела. Лучшие точки соприкосновения…

Если у вас есть несколько шаблонов, вы можете отвечать на сообщения, которые обычно занимают много времени, даже не задумываясь об этом, с более важную работу.

6. Повторное Использование Сюжетных Линий

Повторно отправленные сообщения через шаблоны и шаблоны ответов повышает эффективность вашей работы за счет минимизации письменной форме. Повторное использование сюжетных линий позволяет легко и быстро удалять или архивировать старые сообщения. Я объясню, как дальше.

7. Сортировать удалять

Данных ограничений может подкрасться к любому, даже очень организованные люди. Кстати, чтобы освободить пространство для удаления сообщений вы не нуждаетесь в большом объеме. Это муторно вы можете думать как похож на поход к стоматологу. Вам не придется делать это каждый день, но делаю это периодически и регулярно поможет предотвратить более серьезные проблемы. Я нашел три способа удаления, чтобы быть особенно полезной.

Во-первых, сортировка отправляемых почтой по размеру файла или вложения и выбросить крупнейшего те, которые вам не нужны. Почему я сосредоточиться на отправленные сообщения, потому что если я отправил вложение, есть хороший шанс, у меня свой файл, и поэтому у меня есть еще одна копия где-то сохранить.

11 Tips for Managing Email More Efficiently

Второй способ, чтобы отсортировать отправленные сообщения по теме и искать сообщения, которые вы отправляете на регулярной основе. Если вы посылаете еженедельное сообщение с темой “чистки холодильник на 4 часа дня сегодня,” вы можете быстро увидеть, выбрать и удалить их все сразу.

В-третьих, ваши сообщения получателем. Вероятно, у вас есть несколько коллег, друзей, или группы людей, которых вы часто пишите. Вполне вероятно, что многие сообщения, пересылаемые между вами и им не очень важно. Если вы никогда не будете нуждаться в них снова, выбрать несколько сообщений и удалить их скопом.

8. Отключить уведомления, закройте электронную почту, чтобы сосредоточиться

Получение на экране оповещение о каждом входящем сообщении-это невероятно прерывного и отвлекает. Я думаю, что подавляющее большинство работников будет лучше с оповещения по электронной почте полностью отключен. Это только в редчайших случаях. Так что выключите свои уведомления.

Аналогично, закрыть приложение по электронной почте или вкладку браузера, когда нужно сделать весьма целенаправленной работы в течение не менее 30 минут. Мне больно писать эти чаевые, зная, что почти никто не последует за ней. Очень немногие люди на самом деле делать это, но я хотел бы убедить больше людей, чтобы попробовать. Представьте, насколько легче будет найти ваш поток, когда вы не отвлекались по электронной почте.

Вспомните, когда в последний раз вы работали в автономном режиме, будь то на самолете без Wi-Fi или, когда интернет был вниз. Или, может быть, вы работали в одном часовом поясе, где у вас нет многих других коллег и, следовательно, не было перебоев по электронной почте на длинном отрезке дня. При закрытии электронной почты, вы приблизитесь к репликации, что стаж не прерывается, в то время как еще в состоянии получить доступ к другим онлайн необходимую информацию.

9. Кооптировать автоответы

11 Tips for Managing Email More Efficiently

Связанная с предыдущей подсказке, допустим, вы не закрывайте окно электронной почты, потому что вы боитесь, кто-то попытается связаться с вами срочное дело и вы пропустите его. Обходной путь? Установить в офисе или сообщение автоответчика, который говорит, “Если это очень срочное дело, Пожалуйста, SMS-сообщение/звонок/мне на…” и дает свой номер телефона, провисание ручки, или предпочтительную линию связи.

10. Удалить! Или Файл Почта В Папки

В неудаленные письма часто хорошее намерение, который остается нереализованным. Знаете, когда отпустить. Не вешайте на сообщения, если вы, вероятно, никогда ничего не делаю с ними. Оставив ненужные сообщения в папке “Входящие” – это крайне непродуктивное, отвлекая, и только напоминает вам, что вы хотели бы сделать в идеальном мире, но не могу.

Они не делают вам никаких одолжений в ваш почтовый ящик.

Если удаление сообщений кажется тяжелой, переместить их в новую папку вместо. Назвать эту папку до или благие намерения. Важно, чтобы получить их из вашего почтового ящика. Подождите несколько месяцев. Посмотрите, сколько вы когда-нибудь выкапывали или ответил на. Если ответ равен нулю, возможно, пересмотреть их удаления в первую очередь.

11. Периодически очищать корзину

Периодически очищать корзину. Удаление мусора очищает пространство. Большинство программ электронной почты, включая Outlook, есть возможность автоматически выбрасывал мусор, когда вы выйти из приложения. Если вы ни разу не помню, чтобы выбросить мусор, я рекомендую включить эту функцию.

Большинство людей, вероятно, не нужно выбрасывать мусор чаще, чем раз в месяц или раз в квартал. Существует опасность удаления мусора слишком часто, как мусор, где вы идете, чтобы спасти электронные письма, которые вы думали, не потребуется, но получается у вас. Я спас много сообщений от корзины, обычно в тот же день я положил его там.

Как вытащить аварийным шнуром

Теперь, если вы уже отчаялись для чистого листа с ваш почтовый ящик, вот один трюк вы можете попробовать:

1. Создайте новую папку. Имя его старого почтового ящика или почты до июля 2019 года (или текущий месяц и год).

2. Выделить все в папке “Входящие”. Перенести все это в новую папку.

Вуаля. Вы находитесь на почтовый ноль, и вам даже не пришлось выкинуть одно сообщение.

Никто не ожидает от вас капитального ремонта хаотичном почтовый ночлег. Адаптировать несколько положительных привычек помаленьку. Сделать несколько периодических мероприятий, таких как вынос мусора или массового удаления отправленных сообщений, чтобы помочь вам чувствовать себя, как вы делаете прогресс.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Гуру ПК
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: