22 советы Excel для превращения в таблицу про

Программа Microsoft делает почти все, что мог попросить в электронной таблице. Стань гуру офис Excel в кратчайшие сроки с этих приемов и уловок.

По

Эрик Гриффит
12 июля 2019 года, 11:15НЕ есть
12 июля 2019 года

В PCMag отзывы продукцию самостоятельно, но мы можем заработать партнерские комиссионные от покупки ссылки на этой странице. Условия использования.

Есть очень, очень мало людей на планете Земля, который мог бы сказать, что они полностью освоили все сложные мелочь о программе. Его премьера приложение в мире, и стало промышленным стандартом для почти 35 лет, заменив некогда почтенный Лотус 1-2-3, первый убийца приложение для ПК в 1980-х годах.

В Microsoft Excel для доминирования как таблицу еще предстоит по-настоящему проверена, конечно, не в Corel Кватро ПРО (до сих пор продается сегодня в WordPerfect Office профессиональный), то инструменты с открытым исходным кодом от Apache или LibreOffice, или даже с помощью Google листов (электронных таблиц частью Google Диск).

Есть причина для этого. Excel-это больше, чем бренд, все знают: это мощная. Это все можно было попросить в электронной таблице. Текущие файлы Excel 2019 версия, входящая в состав Майкрософт Офис 2019 года, в рамках подписки Microsoft 365 и другими методами, является PCMag редакторов выбор.

Это не просто цифры. Множество людей заполняют, казалось бы, бесконечное Excel по сети с данными, используя его в качестве базы данных плоского файла. Это можно сделать относительно эффективного связаться с менеджером или полномасштабный менеджер по отношениям с клиентами. Это не все, что шокирует, чтобы увидеть людей, использующих его в качестве текстового редактора, несмотря на слово Microsoft, как правило, сидит рядом с ним.

Одна вещь, почти каждый пользователь в Excel в общем: не зная достаточно. Есть так много способов, чтобы нашинковать чисел, дать, что данные новый взгляд, и более, невозможно перечислить их все. Целые книги написаны на тему. Но это легко освоить некоторые из наиболее интересных и сложных советов, которые сделают ваше время с помощью программы немного легче, и сделает вас выглядеть как гуру вашего офиса высокотехнологичных spreadsheetery. Так что кости на любой или все из этих трюков в Excel в Excel.

Вид: Одна PageSlides

- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Содержание
Разрывы строк и перенос текста

Введя в ячейки электронной таблицы может быть неприятно, так как по умолчанию текст, который вы вводите продолжать до бесконечности, без упаковки обратно на новую строку. Вы можете изменить это. Создать новую строку, набрав Alt+ввод (нажатие Enter в одиночку доставит вас из клетки). Или, нажмите кнопку Обтекание текстом вариант под вкладку «Главная» в верхней части экрана, что означает, что все текстовые обертывания прямо на краю ячейки вы. Изменить размер строки/столбца и текст повторного обертывания, чтобы соответствовать.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Сочетание клавиш Ctrl+Shift, чтобы выбрать

Есть гораздо более быстрые способы, чтобы выбрать набор данных, чем с помощью мыши и перетаскивая курсор. Щелкните в первой ячейке вы хотите выберите и удерживайте сочетание клавиш Ctrl+Шифт, затем нажмите или стрелку вниз, чтобы получить все данные в столбце ниже, стрелка вверх, чтобы получить все данные выше, или влево или вправо, чтобы сделать все, что в строке (слева или справа, конечно). Совместить маршрут, и вы можете получить весь столбец как и все в строках слева или справа. Это только выделите ячейки с данными (даже невидимые данных). Если вы используете сочетание клавиш Ctrl+сдвиг+конца, курсор будет прыгать по низкой правую ячейку с данными, выбрав все между ними. Так что если курсор в верхнюю левую ячейку (А1), вот и все. Даже быстрее: Ctrl+сдвиг+* (звездочка) выберет весь набор данных неважно какая ячейка выбрана. (Изображения по xuuxuu из Pixabay)
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Автозаполнение

Это и ежу понятно, но так легко не заметить. Вы начинаете вводить серию повторяющихся вещей, как даты (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20 и т. д.) и вы знаете, что вы в течение долгого дня. Вместо этого, начните серию и переместить курсор на экране в нижней правой части последней ячейки—маркер заполнения. Когда он превращается в знак «плюс» (+), нажмите и перетащите вниз, чтобы выделить все ячейки нужно заполнить. Они магически заполнить, используя шаблон, который вы начали. И это тоже может пойти вверх или влево или вправо по строке.

Даже лучше—вы можете автоматически заполнить без особого узора. Снова, выберите ячейку или ячейки, переместить маркер заполнения, нажмите и перетащите. Вы получите меню опций. Чем больше данных, которые вы вводите в первый, лучший вариант серии заполнить сделаем создавая свои варианты автозаполнения. Проверить этот учебник Майкрософт.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Вспышка Fill

Вспышка заполняет шикарно заполнить столбец на основе образца данных, которые он видит в первый столбец (это помогает, если верхний ряд-это уникальная строка заголовка). Например, если в первом столбце все номера телефонов, которые отформатированы как «2125034111» и вы хотите, чтобы они все похожи «(212)-503-4111,» начните вводить. По второй ячейке, Excel следует признать модель и покажет, что он думает, что вы хотите. Нажмите Enter, чтобы использовать их. Это работает с цифрами, именами, датами и т. д. Если вторая ячейка не даст вам точный диапазон, тип еще какой—то шаблон может быть трудно распознать. Затем перейдите на вкладку Данные и нажмите кнопку вспышка Fill. Проверить это Майкрософт учебник для более.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Текст по столбцам

Скажем, у вас есть столбец полные имена, сначала предпоследний, но вы хотите две колонки, что сломать их. Выберите данные, затем на данных вкладки (вверху) нажмите кнопку «текст по столбцам». Выбрать, чтобы отделить их, либо разделителей (на основе пробелами или запятыми—отлично подходит для CSV данных значений) или с фиксированной шириной. Фиксированная ширина используется, когда все данные забиты в первом столбце, но разделенные фиксированное количество пробелов или период. Остальное, как по волшебству, с Дополнительные опции для определенных номеров.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Специальная вставка транспонировать

У тебя есть куча строк. Вы хотите, чтобы они были колонны. Или наоборот. Вы были бы кранты перемещение вещей по ячейкам. Скопируйте эти данные, выберите Специальная вставка, проверьте транспонировать поле, и нажмите кнопку ОК, чтобы вставить в другой ориентации. Столбцы становятся строками, строки становятся столбцами.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Несколько Клеток, И Те Же Данные

По некоторым причинам, вы, возможно, придется писать то же самое снова и снова в ячейках на листе. Это мучительно. Просто выделите набор ячеек, либо перетащив курсор мыши, или удерживая клавишу Ctrl, щелкните каждый из них. Введите его на последнюю ячейку, а затем нажмите клавиши Ctrl+ввод—и что вы ввели поступает в каждую ячейку выбранной.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Специальная вставка с формулами

Скажем, вы получили огромное количество чисел в десятичном формате, который вы хотите показать в процентах. Проблема в том, что цифра 1 не должна быть 100%, но вот что Excel дает вам, если вы просто щелкните процентный кнопку (или нажмите сочетание клавиш Ctrl-сдвиг-%). Вы хотите, чтобы 1 быть 1%. Так что вы должны разделить его на 100. Вот где Специальная вставка входит.

Во-первых, тип 100 в ячейку и скопировать ее. Затем, выберите все числа, которые вы хотите отформатировать, выберите Специальная вставка, нажать кнопку «разделить» радио-кнопки, и бум идет динамит: у вас есть число перевести в проценты. Это также работает, чтобы мгновенно складывать, вычитать или умножать числа, очевидно.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Использование графики в диаграммах

Вы можете поместить рисунок в любой элемент диаграммы Excel. Любой элемент. Каждый брусок, кусок пирога и т. д. могут поддерживать свой имидж. Например, выше, есть Южная Дакота государственный флаг на круговой диаграмме (размещен выбрав фрагмент, используя ряд вариантов выпадающее меню, и выберите пункт «Рисунок или текстура заливки»), плюс встроенный в PCMag логотип (размещен с вкладке Вставка фото кнопка). Вы можете даже перейти с «без заливки» на все, что вызвало, что отсутствует кусок.

Картинки можно вырезать и наклеить на элемент—долларовые купюры, чтобы показать долларов потратили, вода капает на сантехника стоит, такую вещь. Смешивать и сочетать слишком много графических элементов делает невозможным для чтения, но вариантов у вас стоит мастерить. Пусть житель графический дизайнер проверить их, прежде чем использовать их.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Сохранение диаграмм в качестве шаблонов

Excel имеет несколько типов диаграмм, чем Джимми Картер есть зубы и арахис, но это почти невозможно найти диаграммы по умолчанию, которая идеально подходит для вашей презентации. К счастью, способность Excel для настройки всех этих графиков является образцовым. Но когда приходится зановосоздавать? Это боль. Он не должен быть. Сохраните диаграмму в качестве шаблона.

Как только графика отточена, щелкните правой кнопкой мыши на нем. Выберите Сохранить как шаблон. Сохранить файл с расширением crtx в папке шаблоны по умолчанию в Excel. Как только вы это сделаете, применяя шаблон торта. Выберите данные, которые вы хотите, чтобы уникальный, перейдите на вкладку Вставка, выберите рекомендуемые диаграммы, а затем все диаграммы вкладка и папку templates. В Мои шаблоны, выбрать один, чтобы применить, а затем нажмите кнопку ОК.

Некоторые элементы, такие как текст в легендах и названия не переводить, если они являются частью выбранных данных. Вы получите все шрифт и цвет выделений, встроенную графику, даже опции серии (как тень или свечение вокруг элемента диаграммы).
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Работа С Ячейками Разных Листов

Этот, под названием 3D Сум, когда у вас есть несколько листов в книге, все же базовый макет, скажем квартальная или годовая отчетность. Например, в ячейку B3, у вас всегда есть сумма в долларах, за соответствующую неделю со временем.

На новом листе в трудовой книжке, перейдите к ячейке и введите формулу =сумм(‘У1:У10’!Б3). Что указывает на Формулу sum (добавление) для всех листов, которые называются У1 до У10 (уж 10 лет), и глядя на ячейку B3 в каждом. Результатом будет сумма всех 10 лет. Это хороший способ сделать сводную таблицу, которая ссылается на постоянно меняющиеся данные.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Скрываюсь

Это легко, чтобы скрыть строку или столбец—просто выберите все, нажав в письме или заголовок, щелкните правой кнопкой мыши, и выберите пункт «Скрывать». (Вы можете отобразить, выбрав столбцы по обе стороны сразу, щелкнув правой кнопкой и выбрав «показать»). Но что делать, если у вас просто немного неудобно разделе размещены данные, которые вы хотите скрыть, но вы все еще хотите быть в состоянии работать? Легко. Выделите ячейки, щелкните правой кнопкой мыши и выбираем формат ячеек. На количество вкладок в верхней, зайдите в категорию и выберите «заказ.» Тип три точки с запятой (;;;) в виде: поле. Нажмите кнопку ОК. Теперь цифры не видны, но вы все еще можете использовать их в формулах.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Скрыть Весь Лист

Типичная книга—файл Excel, в которой вы работаете—можно напиться с множеством листов (каждый лист обозначается вкладке внизу, которую можно назвать). Скрыть лист, если вы хотите, а не удалять ее, делая свои данные по-прежнему доступны не только для использования, но также доступен в формулах на другие листы в книге. Щелкните правой кнопкой мыши на нижний лист вкладку и выберите Скрыть. Когда вам нужно снова найти его, вы должны перейти на вкладку » Вид » в верхней части, нажмите кнопку Показать и выбрать название листа из списка, который всплывает.

Там же есть кнопка скрыть на вкладке Вид меню в верхней части. Что происходит, когда вы нажмете, что? Она скрывает всю книгу , которую вы используете. Похоже, что вы закрыли файл, но Excel продолжает работать. Когда вы закрываете программу, она будет спросить, если вы хотите сохранить изменения в скрытой книге. Когда вы идете, чтобы открыть файл, Excel дает вам то, что кажется пустой книги—пока вы не нажмете показать снова.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Использовать личную книгу макросов

Когда вы делаете отобразить всю книгу, вы будете, вероятно, видеть, что перечисленные книги, вы не знаете, вы спрятали: личные.Файл xlsb. Это на самом деле личные книги Excel созданы для вас; он открылся в качестве скрытого книги каждый раз при запуске программы Excel. Причина его использовать? Макросы. При создании макроса, он не работает на каждую таблицу создается по умолчанию (как в Word)—макрос привязан к книге, он был создан. Однако, если вы сохранить макрос в личной.Файл xlsb, то она будет доступна все время, во всех файлах электронных таблиц. Хитрость заключается в том, когда вы записываете макрос, в «магазине макро в поле», выберите «личная книга макросов.» (Вы можете записать макрос, включив разработчики вкладку—перейти на вкладку Файл, выберите параметры, нажмите «Настройка ленты», то в Главном вкладки установите флажок разработчиков, нажмите кнопку ОК.)
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Пивот! Пивот!

Целые книги были посвящены PivotTabels. Они резюме ваш гигантский сбор данных, что делает его гораздо легче анализировать информацию на основе ваших ориентиров. Например, если у вас есть весь набор классов для всех учащихся во всех тестах на целый год, сводная таблица может помочь вам сузить поиск до одного обучающегося за один месяц. Это обязывает всех, кто с большими данными, чтобы играть с ними (сделать копию исходных данных, чтобы играть с первой).

Чтобы создать, проверить, что все строки и столбцы озаглавлены так, как они должны быть, а затем выберите команду сводная таблица на вкладке Вставка. Еще лучше, попробуйте рекомендуемые сводные таблицы параметр, чтобы увидеть, если Excel может подобрать правильный вид для вас. Или попробуйте сводной диаграммы, который создает сводную таблицу с включенными график, чтобы сделать его легче понять.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Условно Формате

Глядя на огромное количество данных и интересно, где моменты? Кто имеет самый высокий (или низкий) балл, что пятерку, и т. д.? В Excel Условное форматирование будет делать все от поместить границы вокруг основных моментов для цветового кодирования всей таблицы. Это будет даже построить график в каждую ячейку, так что вы можете визуализировать верхнюю и нижнюю части диапазона чисел на первый взгляд. (Выше, наибольшее количество в скорейшем зеленой, самой низкой в прекращении красный, со спектром между ними.) Использование выделенных ячеек подменю правила для создания нескольких правил, чтобы не смотреть на вещи, такие как текст, содержащий определенную строку слов, повторяющиеся даты, повторяющиеся значения и т. д. Там даже больше, чем/меньше, чем вариант, чтобы вы могли сравнить количество изменений.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Проверки данных, чтобы сделать раскрывающиеся

Создание электронных таблиц для использования другими? Если вы хотите создать выпадающее меню выбора для использования, в частности, клетки (поэтому они не могут облажаться!), это легко. Выделить ячейку, перейти на вкладку Данныеи нажмите кнопку Проверка данных. Под «разрешить:» выберите «список.» Затем в поле «Источник:» поле типа список, с запятой между вариантами. Или нажмите кнопку рядом с полем источника и вернуться в тот же лист, чтобы выбрать ряд данных—это лучший способ для работы с большими списками. Вы можете скрыть эти данные позже, он все равно сработает. Проверка данных является также хороший способ, чтобы ограничить введенных данных—например, дать диапазон дат, и люди не могут войти любые даты до или после того, что вы укажете. Вы даже можете создать сообщение об ошибке, они увидят.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Скриншот Вставки

Excel представляет собой ультра-легкий для того чтобы сделать скриншот любой другой открытой программы на рабочем столе и вставить ее в лист. Просто перейдите к вставить вкладка, выберите скриншот, и вы получите выпадающее меню, отображение эскизов всех открытых программ. Выбрать один, чтобы вставить полноразмерное изображение. Изменить его, как вы хотите.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Вставка Данных Excel В Word

Тридцать пять лет назад, мысль о размещении данных из Excel в Word или PowerPoint был умопомрачительный в мире офисных пакетов. Сегодня ничего этого нет. Если вы принимаете ячейки данных или полноценную графическую схему, скопировать и вставить в другие программы. Что нужно знать, это ссылка-и-добавьте процесс—если вы измените данные в таблице, все изменится в Word или PowerPoint в формате ppt, тоже. Если вы не хотите, вставить его как рисунок. Собственный специальный инструмент использовать слово вставить за это. Или, когда берут его из Excel, перейдите на вкладку «Главная» в верхней части, выберите Копировать меню, и использовать копию как на картинке вариант. Затем можно вставить рисунок в любой программе на всех.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Использовать $ для предотвращения сдвига

Когда вы пишете формулу, можно ссылаться на ячейки по их позиции, такие как A1. Если скопировать формулу и вставить его в следующую ячейку вниз, то Excel будет смещаться, что ячейка, поэтому он бы сказал, а не А2. Чтобы предотвратить смещение, использовать знак доллара ($). Типа $A1 и вырезать и вставить его в новую клетку, например, которая предотвращает сдвиг в столбце (А); А$1 предотвращают смещение в строке (1), и $A$1 предотвращает сдвиг меняться в любом направлении при копировании формулы.

Это удобно, когда у вас есть одну ячейку для использования в целую кучу формул. Скажем, вы хотите все разделить на 100. Вы могли бы сделать Формулу =(А1/100), но это означает, что вы не можете изменить 100 легко по всем направлениям. Положить в 100 в ячейку B1 и использовать =(А1/В1)—но потом, когда вы вырезать и вставить его вниз, то получается =(А2/В2), то =(А3/В3) и т. д. Долларов исправления: =(А1/$В$1) можно вырезать и вставить на строку вниз, но $Б 1$Ссылка никогда не меняется. Затем вы можете изменить значение 100 в ячейке по мере необходимости экспериментировать с другими изменениями.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Выполнять Быстрый Анализ

Если вы не знаете точно, какую информацию вы хотели бы применить к данным в Excel, попробуйте в меню быстрого анализа, чтобы бежать быстро по параметрам. Выберите данные и нажмите на кнопку быстрый анализ коробки, которые появляются в правом нижнем углу. Вы получите меню, которое всплывает с выбором, чтобы быстро применить условное форматирование, создание диаграмм, обработки итогов, показывают, спарклайны, и многое другое.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
Отличное Сочетания Клавиш В Excel

Excel, как и любого большого программного обеспечения, имеет много превосходных сочетаний клавиш. Вот некоторые из лучших.

Сочетание клавиш Ctrl+; вставить текущую дату.
Ctrl+сдвиг+:—вставляет текущее время (двоеточие является то, что в часы чтения, как 12:00).
Сочетание клавиш Ctrl+сдвиг+#—изменяет формат даты.
Сочетание клавиш Ctrl+5—применяет зачеркивание текста в ячейке.
Сочетание клавиш CTRL+0— скрывает текущий столбец.
Сочетание клавиш Ctrl+9—скрытие текущей строки.
Сочетание клавиш Ctrl+клавишу F6—переключение между открытыми книгами (то есть, открыть файлы Excel в разных окнах).
Сочетание клавиш Ctrl+`—это знак ударения, за 1 ключ. Эта комбинация переключает вид на листе, чтобы показать все формулы.
Ctrl+клавиша со стрелкой вверх или вниз—быстрый переход между листами открытой книги.
Ф2—начать редактирование текущей выбранной ячейки (гораздо быстрее, чем двойным нажатием).
Шифт+Ф10—открывает контекстное меню для ячейки вы.
- Поделиться
- Твитнуть
- Пин-код
- Электронной почты
16 Microsoft слово советы, что вам нужно сейчас узнать

Думаю, вы знаете все о Microsoft слово? Вот некоторые скрытые трюки и экономия времени писак, что нужно знать о текстовых Редмонда приложение.