Как убить письмо с право программного обеспечения управления проектами

Уменьшение электронной почты может улучшить связь, если вы замените его с правильным инструментом. Для многих команд, с помощью одного из лучших сервисов управления проектами является лучшим выбором.

How to Kill Email With the Right Project Management Software

Электронная почта повышает стрессоустойчивость, создает ненужную работу, и заставляет людей чувствовать себя разбитым. Никто не может быть лучшей версией себя на работе в этих условиях. Последние несколько лет, организации начали отходить от электронной почты в пользу команды приложения обмена сообщениями, такие как Slack и другие средства связи на рабочем месте. Найти правильный инструмент, или набор инструментов, влияет ли ваша команда сможет отказаться от своих традиционных почтовых ящиках. Для многих команд, программного обеспечения управления проектами должны стать частью решения.

Что программное обеспечение управления проектами?

How to Kill Email With the Right Project Management Software

Программное обеспечение для управления проектом, также называемые программы управления проектами, онлайн-инструменты, которые команды используют для отслеживания работы. В самом широком смысле, управление проектами приложение может быть что угодно от сложной части программного обеспечения для управления работой, как проект для Microsoft, чтобы основное приложение. Самый крутой приложения включать и другие бизнес-инструменты для управления ресурсами, отслеживания времени, потраченного на задачу, или даже оплата.

Мы часто различать разные виды инструментов для совместной работы от программы управления проектами, чтобы сделать его проще рекомендовать правильное приложение для правильной цели. Тем не менее, эти две категории и некоторые другие (например, канбан-доску приложений и управлению работой приложений) существенно перекрываются. Поэтому, хотя я иногда сделать так, что приложения, такие как Асана, на Trello, Airtable и Basecamp не строго проектного управления приложениями, то можете указать их здесь.

How to Kill Email With the Right Project Management Software

Что Вы делаете в программное обеспечение управления проектами?

Каждое управление проектами приложение немного отличается, но большинство из них позволяют увидеть различные стороны работы вашей команды, не требуя, чтобы вы спросите своих коллег о них.

Когда вы входите в систему, вы увидите все задачи, которые команда должна заполнить и сроки. Вы видите, кто был назначен на те или иные задачи, если и когда они выполнили это, и имеют ли они какие-либо комментарии об этом. Если один из ваших коллег является неожиданно, вы можете войти в приложение по управлению проектами и проверить, есть ли у них что-нибудь срочное, назначенный сегодня, что еще один член команды должен подобрать. Если вы используете электронную почту, чтобы сказать кому-то, что задача выполнена, задать вопросы о задаче, или отправить что-то на утверждение, Вы, вероятно, извлечь выгоду из приложения управления проектами.

Есть больше, чем это. Как вы и ваши коллеги использовать управления проектами приложение, подсчитывающее работы, которая делается. Сколько заданий выполнили в срок? Проект по-прежнему большой на трассе должны быть завершены к своему предельному сроку? Эффективного управления проектами приложений приходят со всеми видами диаграмм и графиков, чтобы помочь вам держать глаз на такого рода вещи. Таким образом, если проект начинает буксовать, вы можете обнаружить его на ранней стадии и предотвратить его. Но давайте не отвлекаться. Давайте придерживаться как программы управления проектами помогают людям общаться.

How to Kill Email With the Right Project Management Software

Что делает менеджер проекта?

Проект представляет собой серию заданий. Менеджер проекта-это человек, который знает, что все эти задачи—или, по крайней мере, наблюдает за ними. Иногда менеджер проекта предусмотрены задачи или ставит их в бассейн для людей, чтобы требовать. Затем менеджер проекта следит за задачи и люди, делающие их, пока они все сделали.

Не в каждой команде есть менеджер проекта как такового, но большинство из них кто-то главный. Это может быть владелец бизнеса, менеджер или тимлид. Кто вашу точку человека или ежедневные решение, что ваш менеджер проекта.

Почему email-это плохо для проектов

Электронная почта-это электронная почта, которую я знаю, это звучит очевидно, но остаться со мной здесь. Почта-это ужасно авеню для назначения работ. Представьте, если ваши задания вам по почте. Это почти смешно. Пока письмо не все, что отличается от обычной почты, кроме того, что это быстрее.

Подумайте о том, что электронная почта является хорошим на обеспечение:

  • асинхронное взаимодействие с бумажный след
  • доставка документов

Теперь подумайте о том, что менеджер проекта должен знать, когда они управляют ряд задач:

  • кто свободен
  • сколько труда каждый работник в настоящее время назначенных и когда он должен
  • в ходе работы, которые уже назначены (например, “Джон имеет две задачи, поставленные перед ним, и оба на 90% сделано”)
  • календарь сроков
  • умение определять приоритеты и очередность задач, исходя из потребностей проекта

Делать подобную работу по почте-это смешно.

Более важно то, как большинство офисных работников, использование электронной почты создает перебои. При поступлении новых сообщений электронной почты с вмятины или всплывающие уведомления, работники, как правило, убедитесь, что входящее сообщение не является срочным. Тогда они вернутся к тому, что мы делали до следующего перерыва. Люди делают это в течение всего дня, проверка и сканирование электронной почты. Некоторые исследования показывают, что использование электронной почты занимает около 30 процентов знаний работника дня, а этого времени равномерно распределить на протяжении всего дня, а не в отдельные части. Иными словами, электронная почта постоянно прерывает нас.

Перебои, как правило, имеют суммарный отрицательный эффект, хотя это может быть не так, как вы думаете. Перерывы заставить людей чувствовать себя более подчеркнул, и как они с большей нагрузкой, чем на самом деле. Люди также испытывают большие разочарования и нехватки времени.

То, как люди взаимодействуют с электронной почтой также приводит к потере времени. Мы теряем время, когда мы должны перечитать ту же почту, что мы по этой ранее в тот же день, потому что мы забыли, что он сказал. Если вы забываете, что дата ключевого результата, выкапывая ее из электронной почты занимает много времени. И что если письмо вам выкопать старый и с тех пор продвинулись вперед в неделю?

Это все означает, что электронная почта не предназначена для управления задачами. Это неправильный инструмент для этой работы.

How to Kill Email With the Right Project Management Software

Общение со службой управления проектами

Управление проектами включает в себя жонглирование людьми и ресурсами, внимательно следить за временем, и распространение или изменение приоритета задачи по мере изменения ситуации. Программное обеспечение по управлению проектами предназначен для обработки такого рода вопросы и другие, которые обычно возникают в ходе проекта.

А как это-общаться в приложение по управлению проектами по сравнению с электронной почты? Это как разница между видя что-то своими глазами и читая описание. В первом случае, у вас есть контроль над тем, что вы хотите увидеть и когда. Во втором, вы полагаетесь на других людей, чтобы вводить сообщения говорю вам, что они считают наиболее важными—или, что еще хуже, что они думают вы хотите услышать.

Различные приложения управления проектами имеют различные инструменты для общения. Почти все из них поддержка @ упоминаний, например. Видя, как слабину и других приложений обмена сообщениями стали настолько популярны, вы часто можете подключить их к управлению проектами приложение, тем самым упрощая ваши разговоры до одного места. Если у вас уже нет команды чата приложение, вы можете пропустить его и вместо того, чтобы искать приложение по управлению проектами, которая включает в приложение чате. Зохо проектов и ProofHub как предложить его.

Допустим, данный проект имеет много визуальных элементов, и команда, работающая над он должен обсудить их. Ваша жизнь станет намного легче, если у вас есть инструменты для разметки изображения в приложение по управлению проектами. Таким образом, вы можете в электронном виде писанины на изображение и прикрепить комментарии, что делает его легче для каждого в вашей команде, чтобы оба дают и понять обратную связь. Volerro является одним из примеров управления проектами приложение с помощью инструментов разметки.

Как уже упоминалось, приложения управления проектами обрабатывать все основные вещи нужно передергивать и следа, как и задачи, сроки, прогресс, и цессионариев. Вся эта информация видна тем, кто в ней нуждается. В этом смысле, есть меньше надо общаться о подобных вопросах. Вы никогда не должны написать кто и CC полдюжины людей, знают ли они почти закончили с задачей, когда вы можете войти в систему и увидеть, что она помечена как 75% сделано. Многие вещи, которые требует от вас, чтобы читать Между строк при использовании электронной почты для задач управления внезапно становится кристально ясным, когда вы используете программное обеспечение по управлению проектами.

How to Kill Email With the Right Project Management Software

Меньше Времени По Электронной Почте, Тем Больше Времени Работает

Преимущества получения команды от электронной почты и управления проектами приложение для общения может быть огромным. Сокращение в одиночку по электронной почте обязательно сделать всех счастливыми, но это меркнет в сравнении с добавленной стоимостью, имея более четкое представление, кто чем занимается, что еще они делают, и статус каждой задачи. Это делает его гораздо легче иметь точной информации под рукой, как вы работаете, с тем чтобы директивные органы могли принимать правильные решения.

Для более конкретных советов по работе с Приложение управления проектами, см. 7 способов упростить управление проектами в проектах командной работы и проекты 5 Зохо возможности организовать свой бизнес.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Гуру ПК
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: